For English see below
Privacyverklaring
Over ons
Deze privacyverklaring is van toepassing op KCM Holding B.V. (ook bekend als KCM Group) en op alle
organisaties die aan deze organisatie gelieerd zijn. KCM Holding (KvK-nummer 64972720) is een
entiteit waar de volgende ondernemingen deel van uitmaken:
- KCM Survey B.V. KvK-nummer: 56688490
- KCM Academy B.V. KvK-nummer: 78489873
- KCM Professionals B.V. KvK-nummer: 63599449
De adresgegevens zijn als volgt:
Frans Halslaan 23-D
1231 BB Loosdrecht
Voor vragen of het indienen van een verzoek, kunt u contact opnemen op telefoonnummer 035-
5449800 of e-mailadres welcome@kcmsurvey.eu.
Persoonsgegevens
KCM verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u:
- Voor- en achternaam;
- Adresgegevens (van natuurlijke personen, eenmanszaken en vof);
- Geboortedatum;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- De persoonsgegevens uit uw CV/sollicitatiebrief;
- Telefoongesprek.
Geldige grondslag en doelen
KCM kan op diverse wijzen uw persoonsgegevens verkrijgen. Middels deze privacyverklaring maken wij voor u inzichtelijk welke soort persoonsgegevens dit kunnen zijn, op basis van welke grondslag dit door ons wordt verwerkt en met welk doel.
Sollicitatie
Indien u bij onze organisatie solliciteert, geeft u uw persoonsgegevens telefonisch of per e-mail aan ons door. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verkrijgen via een derde partij (bijvoorbeeld een uitzendbureau of recruitmentbureau). Het gaat hierbij om uw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en de persoonsgegevens uit uw CV/sollicitatiebrief.
KCM verwerkt deze persoonsgegevens voor het verwerven van personeel voor haar organisatie. Zij heeft voor deze verwerking een gerechtvaardigd belang, namelijk het werven van personeel dat goed aansluit bij de functie/organisatie.
Contact via website
Het is mogelijk dat u via de website van KCM uw contactgegevens/persoonsgegevens aan KCM verstuurt, zodat wij contact met u kunnen opnemen. Dit betreft uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens worden met uw toestemming verwerkt met het doel om contact met u te kunnen opnemen voor het maken van een afspraak.
Indien het contact leidt tot een overeenkomst, worden de persoonsgegevens verwerkt om hier uitvoering aan te kunnen geven.
Nieuwsbrief
Indien u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief, verwerken wij uw naam en e-mailadres met uw toestemming om u de nieuwsbrief te kunnen toezenden. Voor de nieuwsbrief kunt u zich op elk gewenst moment weer afmelden.
Dienstverlening KCM
Voor de uitvoering van onze dienstverlening en de met onze klanten gesloten overeenkomst (of ten behoeve van het uitbrengen van een offerte), verwerkt KCM persoonsgegevens van de contactpersoon binnen de betreffende organisatie. Het betreft in dit geval een naam, telefoonnummer en e-mailadres. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
Persoonsgegevens geënquêteerden -KCM Survey B.V.
Onze dienstverlening bestaat ondermeer uit het meten van de klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid voor organisaties. Dit doet KCM in opdracht van en uit naam van haar klant. Onze klant blijft te allen tijde de verwerkingsverantwoordelijke in dit specifieke geval. Dit betekent dat onze klant een wettelijke grondslag heeft om de persoonsgegevens van de geënquêteerden/betrokkenen te verwerken. Wij verwerken deze persoonsgegevens als een ingeschakelde verwerker. Met elke organisatie/klant heeft KCM een verwerkersovereenkomst hiervoor gesloten. Wij gaan uiteraard op dezelfde zorgvuldige wijze om met deze persoonsgegevens. Voor het inroepen van een wettelijk recht dient een betrokkene zich echter te wenden tot de organisatie uit wiens naam het onderzoek is uitgevoerd en hiervoor verwijzen wij u naar de privacyverklaring van de betreffende organisatie.
Direct marketing
Er kunnen ook persoonsgegevens verwerkt worden indien KCM gebruik maakt van digitale direct marketing. Het uitgangspunt hiervoor is dat wij dit enkel zullen doen met uw toestemming. Een uitzondering bestaat voor onze bestaande of voormalige klanten. Onze contactpersonen bij deze organisaties mag KCM zonder toestemming een aanbieding sturen voor soortgelijke diensten die wij aanbieden. Wij hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang. Indien u digitaal reclame van ons ontvangt, heeft u altijd het recht om uw toestemming hiervoor in te trekken of hiertegen verzet aan te tekenen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen.
Opname telefoongesprekken
Op het moment dat u telefonisch contact met ons opneemt, kan dit gesprek worden opgenomen. U wordt hier altijd voorafgaand aan het gesprek uitdrukkelijk op gewezen. De opname kan worden gebruikt voor trainingsdoeleinden/kwaliteitsverbetering en klachtafhandeling. KCM heeft een gerechtvaardigd belang hiervoor.
Cookies
Er kunnen ook persoonsgegevens verwerkt worden door middel van het gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die de aanbieder van een website op de apparatuur van een bezoeker plaatst. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over de gebruiker. KCM maakt gebruik van de volgende soorten cookies:
- Functionele cookies: deze zijn nodig voor het goed functioneren van de website. Dit is bijvoorbeeld uw keuze om cookies al dan niet te accepteren en/of het onthouden van de op de website ingevulde gegevens. Deze cookies worden niet met derden gedeeld en hiervoor is geen toestemming vereist.
- Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om onze website en de daarbij behorendestatistieken te analyseren, waardoor de website kan worden geoptimaliseerd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Dit is op een privacy vriendelijke wijze geïnstalleerd zoals geadviseerd is door de Autoriteit Persoonsgegevens. De cookies worden alleen gebruikt om het aantal bezoekers aan de website bij te houden. Hiervoor is geen toestemming vereist.
Bewaartermijnen persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt of verzameld en niet langer dan noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld belastingwetgeving).
De persoonsgegevens die KCM verkrijgt ten behoeve van een sollicitatieprocedure worden – indien KCM geen (arbeids)overeenkomst met u aangaat – uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Indien u toestemming geeft om de persoonsgegevens langer te bewaren (in verband met mogelijke toekomstige vacatures), worden de persoonsgegevens uiterlijk 1 jaar bewaard. Indien KCM een open sollicitatie van u ontvangt en er op dat moment geen openstaande vacature is, zal zij hierover met u contact opnemen. Met uw toestemming worden uw persoonsgegevens dan maximaal 1 jaar bewaard met het oog op mogelijke toekomstige vacatures.
Indien u staat ingeschreven voor de nieuwsbrief, blijven uw persoonsgegevens bewaard gedurendedeze inschrijving. U kunt zich op elk moment hiervoor afmelden door contact met ons op te nemen. Na afmelding worden uw persoonsgegevens binnen redelijke termijn verwijderd.
De persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die uw organisatie heeft gesloten met KCM, blijven bewaard zolang dit (fiscaal) wettelijk verplicht is. Dit betreft doorgaans 7 jaar. Indien het contact via onze website niet heeft geleid tot een overeenkomst, worden de persoonsgegevens binnen redelijke termijn verwijderd.
Een tijdens telefonisch contact opgenomen gesprek wordt maximaal 1 jaar bewaard.
Rechten betrokkene
Als betrokkene heeft u op grond van de AVG diverse rechten die u kunt inroepen ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw rechten zijn de volgende:
- Inzage, rectificatie en verwijdering
U heeft het recht om inzage te verzoeken in de persoonsgegevens die wij van u verwerken en om deze vervolgens te laten aanpassen of te verwijderen.
- Beperking van de verwerking
U heeft het recht om een beperking van de verwerking te verzoeken, indien bijvoorbeeld de persoonsgegevens niet juist of niet meer nodig zijn of indien de verwerking onrechtmatig is.
- Recht op bezwaar
U heeft recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit geldt indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing of indien u bezwaar heeft vanwege uw bijzondere persoonlijke omstandigheden. Dit laatste geldt alleen als uw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang.
- Gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht op dataportabiliteit, om de persoonsgegevens aan een derde te kunnen overdragen en ontvangt uw persoonsgegevens in dat geval in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm.
- Toestemming intrekken
Indien de persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
- Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens
U bent gerechtigd om een klacht in te dienen over de verwerking van uw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
LET OP: Er geldt een uitzondering op het inroepen van bovenvermelde rechten bij KCM. Indien u deel heeft genomen aan een uit naam van onze klant uitgevoerd marktonderzoek (bijvoorbeeld een klanttevredenheidsonderzoek), is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en de organisatie waar u zich tot dient te wenden voor het inroepen van uw rechten. KCM fungeert in die specifieke situatie slechts als ingeschakelde verwerker. Wij verwijzen u voor deze situatie graag naar de privacyverklaring van onze klant.
Derde partijen
KCM maakt voor de uitvoering van haar dienstverlening en het verwerken van uw persoonsgegevens gebruik van de dienstverlening van derde partijen. Dit zijn derden die wij inschakelen voor bijvoorbeeld ICT-ondersteuning (hosting website, Google), telefoondiensten, bezorgdiensten, mailserver, boekhouder of andere ondersteunende services. Uw persoonsgegevens worden enkel met deze derden gedeeld voorzover dit noodzakelijk is voor het specifieke doel. Deze partijen mogen de persoonsgegevens niet gebruiken voor andere/eigen doeleinden, zijn contractueel verplicht om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan, zijn aan een geheimhoudingsplicht gebonden en voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de AVG. Met alle derde partijen heeft KCM een verwerkersovereenkomst gesloten.
Doorgifte derde landen
KCM verwerkt persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien er diensten buiten de EER ingezet dienen te worden, zal dit alleen plaatsvinden in landen die een passend niveau van gegevensbescherming bieden en waar de Europese Commissie een adequaatheidsbeslissing over heeft genomen. Dit betekent dat de gegevensbescherming in dat land van vergelijkbaar niveau is als de AVG.
Beveiliging persoonsgegevens
KCM gaat uiterst zorgvuldig om met de persoonsgegevens die zij verkrijgt en verwerkt. Wij voldoen aan alle eisen die voortvloeien uit de AVG en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen.
Links op website
Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij verwijzen u voor de privacyverklaring van deze derden naar de betreffende websites.
Wijziging Privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van de Privacyverklaring is beschikbaar op onze website.
Privacy Statement
About Us
This Privacy Statement applies to KCM Holding B.V. (also known as KCM Group) and to
all companies affiliated with this company. KCM Holding (Chamber of Commerce number 64972720) is an entity that includes the following companies:
- KCM Survey B.V. Chamber of Commerce number: 56688490
- KCM Academy B.V. Chamber of Commerce number: 78489873
- KCM Professionals B.V. Chamber of Commerce number: 63599449
The address details are as follows:
Frans Halslaan 23-D
1231 BB Loosdrecht
For questions or to submit a request, please contact us on telephone number 035-
5449800 or email welcome@kcmsurvey.eu.
Personal Data
KCM may process/processes the following personal data about you:
- First and last name;
- Address details (of natural persons, sole proprietorships and general partnership);
- Date of birth;
- Telephone number;
- Email address;
- The personal data from your CV/application letter;
- Telephone conversation.
Legal Grounds and Objectives
KCM can obtain your personal data in various ways. This Privacy Statement provides you with insight into what type of personal data we process, on what basis they are processed by us and for what purpose.
Application
If you apply for a job with our company, you provide us with your personal data by telephone or email. We may also obtain your personal data from a third party (for example an employment agency or recruitment agency). This concerns your name and address, telephone number, email address, and personal data from your CV/application letter.
KCM processes these personal data for the recruitment of personnel for its company. KCM has a legitimate interest for this processing, namely recruiting staff that fits well with the position/company.
Contact through the website
It is possible to send your contact details/personal data to KCM through the KCM website so that we may contact you. This concerns your name, email address and telephone number. These personal data are processed with your permission for the purpose of being able to contact you to make an appointment.
If the contact leads to an agreement, the personal data will be processed in order to be able to implement this.
Newsletter
If you sign up to receive our newsletter, we will process your name and email address with your permission in order to be able to send you the newsletter. You can unsubscribe from the newsletter at any time.
Services of KCM
For the execution of our services and the agreement concluded with our customers (or for the purpose of issuing a quotation), KCM processes personal data of the contact person within the relevant company. In this case, it concerns a name, telephone number, and email address. The processing is necessary for the execution of an agreement.
Personal data of respondents – KCM Survey B.V.
Our services include measuring customer satisfaction and employee satisfaction for companies. KCM does this at the request of and on behalf of its customer. Our customer remains the data controller in this specific case at all times. This means that our customer has a legal basis to process the personal data of the respondents/data subjects. We process these personal data as an engaged data processor. KCM has concluded a processing agreement for this with every company/customer. We naturally handle these personal data with the same care. However, to invoke a legal right, a data subject must contact the company on whose behalf the investigation was conducted. For this, we refer you to the privacy statement of the relevant company.
Direct marketing
Personal data may also be processed if KCM uses digital direct marketing. The basic principle for this is that we will only do this with your permission. There is an exception for our existing or former customers. Our contacts at these companies may send KCM an offer for similar services we offer without permission. We have a legitimate interest in this. If you receive digital advertising from us, you always have the right to withdraw your consent or to object to this. Please get in touch with us for this.
Recording telephone conversations
The moment you contact us by telephone, this conversation may be recorded. You will always be explicitly informed of this prior to the telephone conversation. The recording can be used for training purposes/quality improvement and complaint handling. KCM has a legitimate interest in this.
Cookies
Personal data may also be processed through the use of cookies. Cookies are small files that the provider of a website places on a visitor’s device. With cookies, data can be collected or stored about the website visit or about the user. KCM makes use of the following types of cookies:
- Functional cookies:These are necessary for the proper functioning of the website. This includes your choice of whether or not to accept cookies and/or to remember the data entered on the website. These cookies are not shared with third parties and do not require consent.
- Analytical cookies:These cookies are used to analyse our website and its statistics, so that website can be optimised. We use Google Analytics for this. This is installed in accordance with privacy regulations as advised by the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens). The cookies are only used to keep track of the number of visitors to the website. No permission is required for this.
Retention periods of personal data
Personal data are not kept longer than necessary for the purposes for which they were provided or collected and no longer than is necessary to comply with legal provisions (for example tax legislation).
The personal data that KCM obtains for the purpose of an application procedure will be deleted no later than 4 weeks after the end of the application procedure, if KCM does not enter into an (employment) agreement with you. If you give permission to keep the personal data for longer (in connection with any future vacancies), the personal data will be stored for a maximum of 1 year. If KCM receives an open application from you and there is no open vacancy at that time, KCM will contact you about this. With your permission, your personal data will then be stored for a maximum of 1 year with a view to any future vacancies.
If you are registered for the newsletter, your personal data will be saved during this registration. You can unsubscribe at any time by contacting us. After unsubscribing, your personal data will be deleted within a reasonable period of time.
The personal data that are necessary for the execution of the agreement that your company has concluded with KCM will be kept for as long as this is (fiscally) required by law. This is usually 7 years. If the contact through our website has not led to an agreement, the personal data will be deleted within a reasonable period of time.
A conversation recorded during telephone contact is stored for a maximum of 1 year.
Rights of Data Subject
As a data subject, you have various rights under the GDPR that you can invoke with regard to the processing of your personal data. Your have the following rights:
- Access, rectification, and deletion
You have the right to request access to the personal data that we process about you and to subsequently have them rectified or deleted. - Restriction of processing
You have the right to request a restriction of the processing, if, for example, the personal data are not correct or no longer necessary or if the processing is unlawful. - Right to object
You have the right to object to the processing of your personal data. This applies if your personal data are used for direct marketing or if you object due to your special personal circumstances. The latter only applies if your personal data are processed on the basis of a task carried out in the public interest or on the basis of a legitimate interest. - Data portability
You have the right to data portability in order to be able to transfer the personal data to a third party and in that case receive your personal data in a structured, common, and machine-readable form. - Withdraw consent
If the personal data are processed on the basis of consent, you have the right to withdraw this consent at any time. However, this does not affect the lawfulness of the processing before the withdrawal. - Complaint to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens)
You are entitled to submit a complaint about the processing of your personal data to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
PLEASE NOTE: There is an exception to invoking the above rights at KCM. If you have participated in a market survey conducted on behalf of our customer (for example, a customer satisfaction survey), our customer is the data controller and the company you should contact to invoke your rights. In that specific situation, KCM only acts as an engaged data processor. In this case, please refer to the privacy statement of our customer.
Third Parties
KCM uses the services of third parties for the execution of its services and the processing of your personal data. These are third parties that we engage for, for example, IT support (hosting website, Google), telephone services, delivery services, mail server, bookkeeper, or other support services. Your personal data will only be shared with these third parties in so far as this is necessary for the specific purpose. These parties are not allowed to use the personal data for other/their own purposes, are contractually obliged to handle your personal data with care, are bound by a duty of confidentiality, and meet the requirements arising from the GDPR. KCM has concluded a processing agreement with all third parties.
Transfer to Third Countries
KCM processes personal data as much as possible within the European Economic Area (EEA). If services are to be deployed outside the EEA, this will only take place in countries that offer an adequate level of data protection and where the European Commission has taken an adequacy decision. This means that data protection in that country is of a comparable level to the GDPR.
Security of Personal Data
KCM handles the personal data it obtains and processes with the utmost care. We comply with all requirements arising from the GDPR and have taken appropriate technical and organisational measures to protect your personal data.
Links on the Website
This Privacy Statement does not apply to third-party websites that are connected with this website through links. We refer you to the relevant websites for the privacy statement of these third parties.
Amendment to the Privacy Statement
We reserve the right to amend this Privacy Statement. The most recent version of the Privacy Statement is available on our website.